Faktura pro začátečníky: co musí obsahovat a na co se lidé ptají

První faktura bývá malá komplikace. Člověk neví, zda stačí jedna strana, jaké údaje psát a jak ji očíslovat. Neplátce DPH má zjednodušené povinnosti, plátce musí dbát na další náležitosti. Odpovědi na nejčastější otázky tvoří osu tohoto článku. Právní požadavky se upravují, proto si aktuální znění ověřte u finanční správy nebo účetního, zejména pokud fakturujete do zahraničí.

Co musí faktura obsahovat?

Základ tvoří označení dodavatele a odběratele včetně adresy a identifikačního čísla, číslo dokladu, datum vystavení, předmět plnění a cena. Přidává se údaj o způsobu platby a bankovní spojení.

Plátce DPH doplňuje DIČ, datum zdanitelného plnění a rozpis daně. Neplátce by měl uvést, že plátcem není.

Jak fakturu očíslovat?

Číslování má být jedinečné a logické. Nejčastěji se používá rok a pořadové číslo, například rok a čtyřmístné pořadí. Stejné číslo se nesmí opakovat.

Opravy dělejte dobropisem, ne přepisováním. Zrušenou fakturu ponechte v evidenci s poznámkou.

Jakou zvolit splatnost?

Běžně se volí čtrnáct nebo třicet dní. Splatnost má být písemně dohodnuta, ideálně ve smlouvě nebo objednávce. Pro nové klienty zvažte kratší lhůtu nebo zálohu.

Při prodlení můžete uplatnit úrok z prodlení. Sazbu upravuje právní předpis a může se měnit, ověřte ji.

Kdy se řeší DPH?

Povinnost plátce vzniká po překročení limitu obratu za stanovené období. Limit se může měnit, aktuální hodnotu najdete na portálu finanční správy.

Dobrovolně se lze stát plátcem dříve. Vyplatí se to, pokud nakupujete s daní a odebíráte od firem, které si DPH odečítají.

Jak fakturovat do zahraničí?

Zde se pravidla liší podle země, typu služby a statutu odběratele. Mohou platit zvláštní režimy a povinná hlášení. Doporučuje se konzultace s účetním.

Faktura v cizím jazyce musí obsahovat stejné údaje. Částky uvádějte i v české měně, pokud se tak vyžaduje.

Jak dlouho faktury uchovávat?

Doklady se uchovávají po zákonnou dobu, která závisí na druhu dokumentu. U daňových dokladů bývá delší než u běžné korespondence.

Elektronické faktury ukládejte na zálohované úložiště. Čitelnost musí zůstat zachována po celou dobu archivace.

Zdroje

• Finanční správa ČR
• Komora daňových poradců ČR